Steuerliche Pflichten

Selbstständig tätige Kindertagespflegepersonen 

Grundsätzlich besteht die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung.

Ausnahme: liegt das zu versteuernde Einkommen unterhalb des steuerlichen Grundfreibetrags, wird keine Einkommensteuer fällig, eine Einkommensteuererklärung muss dann nicht abgegeben werden. Es wird jedoch allen selbstständigen Kindertagespflegepersonen geraten, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Der steuerliche Grundfreibetrag beträgt im Jahr 2024 € 11.604 für Alleinstehende und € 23.208 für Verheiratete.

Wenn dauerhaft das zu versteuernde Einkommen unterhalb dieser Grenzen liegt, kann der Steuerpflichtige eine so genannte Nichtveranlagungsbescheinigung beim Finanzamt beantragen. Mit dieser Bescheinigung, die auch kurz NV-Bescheinigung genannt wird, bescheinigt das Finanzamt, dass für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel 3 Jahre, keine Einkommensteuererklärung abgegeben werden muss. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die Verhältnisse in diesem Zeitraum nicht ändern. Wenn sich die Verhältnisse ändern, ist der Steuerpflichtige verpflichtet, dies dem Finanzamt zu melden.

Angestellte Kindertagespflegepersonen

Auch bei angestellten Kindertagespflegepersonen besteht grundsätzlich die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. Es gibt jedoch Ausnahmen von der Abgabepflichtigen.

Bei Angestellten wird unterschieden, ob diese verheiratet sind oder nicht.

Nicht Verheiratete, die ausschließlich Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erzielen: Abgabe nur dann,

• wenn weitere Nebeneinkünfte vorhanden sind, die über € 410,00 liegen.

Verheiratete, die ausschließlich Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielen: Abgabe nur dann,

• wenn einer der Ehegatten Lohnsteuerklasse V oder III hat
• einer der Ehegatten steuerpflichtige Nebeneinkünfte hat, die über € 410,00 liegen

Einkommensteuererklärungen müssen grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres abgegeben werden. Aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie muss die Einkommensteuererklärung für das Jahr 2023 bis zum 2. September 2024 abgegeben werden.

Bei Steuerpflichtigen, die durch einen Steuerberater vertreten werden, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres. Aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie verlängert sich diese Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung für das Jahr 2023 bis zum 31. Mai 2025.

Alle Selbstständigen müssen ihre Einkommensteuererklärung elektronisch beim Finanzamt einreichen. Die Elektronische Abgabe der Einkommensteuererklärung erfolgt mittels Elster. Diese kann entweder direkt im Internet über das Elster-Portal oder mittels einer Steuersoftware erfolgen. Um die Steuererklärung elektronisch abgeben zu können, ist eine vorherige Registrierung im Elster-Portal notwendig (www.elster.de).

Auch bei der elektronischen Abgabe besteht die Einkommensteuererklärung aus den folgenden Bestandteilen:

Mantelbogen

Verheiratete Steuerpflichtige, die sich gemeinsam zur Einkommensteuer veranlagen lassen, geben einen gemeinsamen Mantelbogen ab und unterschreiben diesen auch gemeinsam. Dieser enthält allgemeine Angaben.

Anlage S

Selbstständig tätige Kindertagespflegepersonen müssen die Anlage S ausfüllen. Dort wird der Gewinn aus der Kindertagespflegetätigkeit eingetragen.

Anlage EÜR

Alle Selbstständigen müssen zusätzlich zur Anlage S die Anlage EÜR ausfüllen und einreichen. In dieser Anlage wird die Ermittlung des Gewinns dargestellt.

Anlage N

Angestellte Kindertagespflegepersonen müssen die Anlage N ausfüllen. Dort werden neben dem Arbeitslohn auch die Werbungskosten eingetragen.

Anlage Sonderausgaben

In dieser Anlage werden u.a. Spenden sowie gezahlte Kirchensteuern eingetragen.

Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen

Aufwendungen für Handwerkerleistungen sowie Haushaltsnahe Hilfen und Dienstleistungen werden in diese Anlage eingetragen.

Anlage Außergewöhnliche Belastungen

In dieser Anlage werden außergewöhnliche Belastungen wie Krankheitskosten geltend gemacht.

Anlage Kind

Steuerpflichtige mit Kindern müssen diese Anlage ausfüllen. Hier wird auch der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende beantragt.

Anlage Vorsorgeaufwand:

In dieser Anlage werden die gezahlten Versicherungsbeiträge, wie beispielsweise die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Rentenversicherung eingetragen. Auch die durch den Jugendhilfeträger erstatteten Beiträge werden an dieser Stelle dokumentiert.

Sämtliche Steuerformulare finden sich zum Download im Formularcenter des Bundesministeriums für Finanzen (www.formulare-bfinv.de).

Kindertagespflegepersonen, die Ihre Tätigkeit neu aufnehmen, müssen dies dem Finanzamt melden und einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ausfüllen. Dort werden neben allgemeinen Angaben Fragen zur Festsetzung der Quartalsweisen Vorauszahlungen abgefragt. Der Fragebogen ist beim zuständigen Finanzamt aber auch beim Formularservice unter (www.formulare-bfinv.de) erhältlich. Genaue Erläuterungen zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung finden Sie auch unter der Rubrik „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Auch der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss über Elster elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden.

Selbstständige Kindertagespflegepersonen erzielen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Die weitere Bezeichnung ist „Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit“. Als Überschuss bei den Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit gilt der Gewinn.

Der Gewinn errechnet sich durch Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben:

BETRIEBSEINNAHMEN - BETRIEBSAUSGABEN = GEWINN

Die Ermittlung des Gewinns erfolgt in zwei Schritten:

1. Ermittlung der Betriebseinnahmen
2. Ermittlung der Betriebsausgaben

Eine Saldierung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben wird nicht vorgenommen!

Betriebseinnahmen sind alle Leistungen in Geld und Geldeswert, die die Kindertagespflegeperson für Ihre Tätigkeit erhält.

Dies sind:

• Laufende Geldleistung des Jugendhilfeträgers
• Landesförderung des Landes Hessen (falls diese zusätzlich zur laufenden Geldleistung ausgezahlt wird)
• Alle weiteren Geldleistungen und Zuschüsse, die aufgrund der Tätigkeit als Kindertagespflegeperson gezahlt werden. Hierzu gehören u.a. Erstattungen für Hygienemaßnahmen, Bildungszuschüsse, Mietkostenzuschüsse etc.
• Alle privaten Geldzahlungen der Eltern (hierzu gehören auch Essensgeld, Windelgeld und Fahrtkostenerstattung etc.)
• Weitere Geldzahlungen von Dritter Seite, beispielsweise durch die Kommune

Die Laufende Geldleistung besteht aus den folgenden Komponenten:

• Beitrag zur Förderung der Erziehungsleistung
• Erstattung der Sachkosten
• Hälftige Erstattung der angemessenen Beiträge zur Altersvorsorge
• Hälftige Erstattung der angemessenen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung
• Erstattung der Beiträge zur Unfallversicherung

Die Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge durch den Jugendhilfeträger ist einkommensteuerfrei.

Betriebseinnahmen müssen in dem Jahr versteuert werden, in dem sie der Kindertagespflegeperson zufließen.

Die Träger der Jugendhilfe sind verpflichtet, den Kindertagespflegepersonen im Rahmen der laufenden Geldleistung die Hälfte ihrer Beiträge zur angemessenen Alterssicherung, zur angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung sowie den vollen Beitrag zur Unfallversicherung zu erstatten. Diese Erstattungsbeiträge sind bei den Kindertagespflegepersonen einkommenssteuerfrei, sie stellen also keine steuerpflichtigen Betriebseinnahmen dar und werden bei der Ermittlung des Gewinns nicht berücksichtigt. Sie mindern jedoch die gezahlten Beiträge zur Sozialversicherung, die die Kindertagespflegepersonen als Sonderausgaben abziehen.

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die nötig sind, um die Einnahmen zu erzielen. Hierzu zählen:

• Nahrungsmittel, Ausstattungsgegenstände (Mobiliar), Beschäftigungsmaterialien, Hygieneartikel
• Fachliteratur
• Kommunikationskosten
• Weiterbildungskosten (Seminargebühr, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten)
• Beiträge zu Versicherungen, soweit unmittelbar mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehend (z.B. Berufshaftpflichtversicherung)
• Fahrtkosten
• Freizeitgestaltung
• Rechtsberatungskosten / Steuerberatungskosten
• Miete und Betriebskosten der zur Kinderbetreuung genutzten Räumlichkeiten
• Kontoführungsgebühren

Aus Vereinfachungsgründen kann anstatt der tatsächlich nachgewiesenen Betriebsausgaben eine Betriebsausgabepauschale abgezogen werden. Diese tritt an die Stelle der tatsächlich nachgewiesenen Aufwendungen und umfasst alle angefallenen Betriebsausgaben.

WICHTIG: Betriebsausgabenpauschale und tatsächliche Aufwendungen sind Alternativen, beide können nicht nebeneinander geltend gemacht werden.

Kindertagespflegepersonen, die die Kinder entweder im Haus der Eltern oder in unentgeltlich zur Verfügung gestellten Räumen betreuen, können die Betriebsausgabenpauschale nicht geltend machen. Diesem Personenkreis steht nur der Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen offen.

Für sehr viele Kindertagespflegepersonen dürfte der Abzug der Betriebsausgabenpauschale günstiger sein als der Ansatz der tatsächlich nachgewiesenen Kosten - vor allem seit der Anhebung der Betriebsausgabenpauschale im Jahr 2023. Kindertagespflegepersonen, die hohe Kosten für die Kindertagespflege haben, die sie abgrenzen und nachweisen können, bleibt letztlich nur die Möglichkeit, zumindest für einen gewissen Zeitraum Aufzeichnungen führen, um zu überlegen, welcher Ansatz (Betriebsausgabenpauschale oder Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen) in Frage kommt.

Die Entscheidung über den Abzug der Betriebsausgabenpauschale oder der tatsächlich nachgewiesenen Kosten kann jedes Jahr neu getroffen werden. Bei größeren Investitionen (z.B. bei Herrichten eines Raumes für die Kindertagespflege) kann sich eine sorgfältige Planung der Ausgaben lohnen.

Die Betriebsausgabenpauschale beträgt monatlich € 40.000 und bezieht sich auf eine vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit von 40 Stunden. Ist die vereinbarte Betreuungszeit geringer, ist die Betriebsausgabenpauschale nach der folgenden Formel zu kürzen:

400 € x vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit (max. 40 Std.)/

40 Stunden

Wie sich die Betreuungsstunden innerhalb der einzelnen Woche verteilen, ist unerheblich. Auch Übernacht- und Wochenendbetreuung ist hier mit einzubeziehen.

Wichtig: die maximale Betreuungszeit, die bei der Berechnung zugrunde gelegt wird, ist jedoch 40 Wochenstunden. Eine darüberhinausgehende Betreuungszeit wird bei der Berechnung der Betriebsausgabenpauschale nicht berücksichtigt.

Der Berechnung liegt grundsätzlich die vereinbarte Betreuungszeit zugrunde. Hierbei wird die zwischen der Kindertagespflegeperson und den Eltern in der Betreuungsvereinbarung vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit zugrunde gelegt. 

Wenn das Kind ausnahmsweise z.B. wegen Krankheit oder Urlaub (oder aufgrund einer Beschränkung der Betreuung während der Corona-Pandemie) nicht betreut wird, hat dies keinerlei Auswirkung auf die Berechnung der Betriebsausgabenpauschale. Voraussetzung ist jedoch, dass die Kindertagespflegeperson für diese Fehlzeiten vom Jugendhilfeträger die laufende Geldleistung weiter erhält. Erhält sie für die Ausfallzeiten keine laufende Geldleistung, kann sie für diese Zeiten auch keine Betriebsausgabenpauschale geltend machen. Viele Satzungen sehen eine Regelung für Krankheit und Urlaub vor und die Kindertagespflegeperson wird in einem gewissen Rahmen weiterbezahlt. Eine Kürzung der Betriebsausgabenpauschale muss dann nicht vorgenommen werden.

Angestellte Kindertagespflegepersonen erzielen Einkünfte aus Nichtselbstständiger Tätigkeit. Die Höhe der Einkünfte wird durch Gegenüberstellung von Einnahmen und Werbungskosten nach dem folgenden Schema ermittelt:

EINNAHMEN - WERBUNGSKOSTEN = ÜBERSCHUSS

Steuerpflichtig ist der Arbeitslohn, den die Kindertagespflegeperson vom Arbeitgeber erhält. Auch Arbeitslohn von Dritter Seite (z.B. Zahlungen des Jugendamts an die Kinderfrau) zählt zu den steuerpflichtigen Einnahmen im Rahmen der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit.

Angestellte Kindertagespflegepersonen haben nicht die Möglichkeit, ihre Werbungskosten im Rahmen einer Pauschale wie die selbstständig tätigen Kindertagespflegepersonen anzusetzen. Sie haben nur die Möglichkeit die tatsächlich angefallenen Werbungskosten von den Einnahmen abzuziehen.

• Fahrten für Wohnung – Arbeitsstätte
• Aufwendungen für Beschäftigungsmaterialien, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden
• Aufwendungen für Freizeitgestaltung mit den Kindern, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden
• Weiterbildungskosten (Seminargebühr, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten)
• Fachliteratur
• Kommunikationskosten (Kosten für Telefon im Zusammenhang mit der Tätigkeit)
• Rechtsberatungskosten / Steuerberatungskosten
• Kontoführungsgebühren

Betragen die jährlichen Werbungskosten weniger als € 1.230, wird der Arbeitnehmerpauschbetrag in Höhe von € 1.230 als Werbungskosten abgezogen.

Die Einnahmen aus einer geringfügigen Beschäftigung, einem so genannten Minijob müssen nicht versteuert werden, sofern der Arbeitgeber (die Eltern) die pauschale Lohnsteuer in Höhe von 2% an die Minijobzentrale abführt.

Die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer ist das zu versteuernde Einkommen.

Die Ermittlung des zu versteuernden Einkommens erfolgt anhand des folgenden Schemas:

1. Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft
2. Einkünfte aus Gewerbebetrieb
3. Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit
4. Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit
5. Einkünfte aus Kapitalvermögen
6. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
7. Sonstige Einkünfte
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   Summe der Einkünfte (bei zusammen veranlagten Ehegatten erfolgt hier die Zusammenfassung zu einem Betrag)
   ./. Entlastungsbetrag für Alleinerziehende
   ./. Altersentlastungsbetrag
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Gesamtbetrag der Einkünfte
./.  Sonderausgaben
./.  Außergewöhnliche Belastungen
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Einkommen
./. Kinderfreibetrag / Erziehungsfreibetrag
./. Härteausgleich für Arbeitnehmern mit geringen Nebeneinkünften
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Zu versteuerndes Einkommen (= Bemessungsgrundlage für die tarifliche Einkommenssteuer)
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Das Einkommensteuerrecht kennt sieben Einkunftsarten. Die beiden Einkunftsarten, die für die Kindertagespflege in Frage kommen sind:

• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit

(für alle Kindertagespflegepersonen, die selbstständig tätig sind)

• Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit

(für alle Kindertagespflegepersonen, die ihre Tätigkeit im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses ausüben)

Grundsätzlich wird der Überschuss für jede einzelne Einkunftsart separat ermittelt. Innerhalb jeder Einkunftsart werden die zugehörigen Betriebseinnahmen den zugehörigen Betriebsausgaben gegenübergestellt.

Bei Ehegatten werden die einzelnen Einkünfte jedes der Ehegatten separat ermittelt. Dies bedeutet, dass alle Einnahmen und Aufwendungen einer Tätigkeit des jeweiligen Ehegatten zugerechnet werden. Bei der Ermittlung der Summe der Einkünfte werden die Überschüsse aus den einzelnen Einkunftsarten der Ehegatten zusammengerechnet.

Sind mehrere Tätigkeiten vorhanden, wird der Überschuss jeder Tätigkeit separat berechnet. Dies bedeutet, dass die Einnahmen und Ausgaben jeder Tätigkeit separat ermittelt und der jeweiligen Tätigkeit zugerechnet werden. Eine Person kann also nebeneinander 7 Einkunftsarten beziehen.